采购过程

在组织中，获取材料，机械和设备涉及的过程相似。在此过程中，采购部门与生产和金融部门以及卖方等组织部门进行互动。图11.1说明了采购过程中涉及的一般程序。

图：采购功能将
操作及其供应商

采购部门通常涉及购买凹痕（称为申请），报价和采购订单等要素。这三个要素也称为购买工具，是购买过程的基础。

购买申请来自部门代表，他们在其过程中使用材料。这些申请包括对所需材料的明确规范，所需数量，可能的要求日期，要收取费用的部门的名称，在某些情况下，可以有效地提供它们的供应商清单。只有在签署人批准进行购买的签署国批准的情况下，该缩进才可以接受。

在批准签署人的批准后，收到缩进部门的采购申请后，采购部门准备了报价请求。这些请求被发送给潜在供应商，他们被认为有效地通过满足组织规定的成本，质量和时间要求来提供材料。在这些请求中，将缩进部门提供的有关物质要求的所有信息都传达给供应商。这些请求将产生可能的答复（也称为报价）从供应商中引用每单位材料的价格，交货时间表，运输方式和供应商的特殊条件（如果有）。采购部门选择提供最佳报价的供应商，并协商条款，以达成有意义且相互同意的交易。然后，该部门按照协商的条款和条件来准备材料的采购订单，并将订单发送给供应商。该命令的副本还发送给缩进部门的负责人，以告知他发布该命令。

采购订单是授权供应商提供商品的法律文件。它代表了买方根据指定条款购买材料的义务。采购订单确认订购组织批准供应商的报价。如果在没有报价的情况下发出命令，则仅在供应商接受命令并确认同样的命令之后才存在承诺。

此外，采购部门还负责按时正确交付材料。财务部仅在采购部门和相应的缩进部门将其接收到具有可接受质量水平的材料的数量通知供应商时才支付供应商。尽管采购程序可能会有一些差异，但取决于所需的材料，上面描述的程序是许多组织遵循的一般程序来采购其材料。

除了上面讨论的程序外，许多组织现在使用互联网来促进购买。图表11.1描述了基于Web的工具和解决方案如何改变购买的方面。

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